АДМИНИСТРАЦИЯ УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 февраля 2023 г. в„– 260

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
АДМИНИСТРАЦИИ УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

В соответствии со ст. 42 Устава округа администрация округа постановляет:
1. Утвердить Положение об архивохранилище архивного отдела администрации Усть-Кубинского муниципального округа (прилагается).
2. Признать утратившим силу постановление администрации района от 23 августа 2016 года в„– 764 "Об утверждении положения об архивохранилище архивного отдела администрации Усть-Кубинского муниципального района".
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания, распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2023 года и подлежит обнародованию.

Глава округа
И.В.БЫКОВ





Утверждено
Постановлением
Администрации Усть-Кубинского
муниципального округа
от 13 февраля 2023 г. в„– 260
(приложение)

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ
УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

1. Общие положения

1.1. Положение об архивохранилище архивного отдела администрации Усть-Кубинского муниципального округа (далее - Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года в„– 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Росархива от 1 сентября 2017 года в„– 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации", приказом Росархива от 2 марта 2020 года в„– 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях".
1.2. Настоящее Положение разработано с целью надлежащей организации хранения архивных документов, исключающего их хищение, утрату и обеспечивающего поддержание их в нормальном физическом состоянии.
1.3. Под архивохранилищем архивного отдела администрации Усть-Кубинского муниципального округа понимается специально оборудованное помещение, отвечающие требованиям сохранности архивных документов, составляющих часть Архивного Фонда Российской Федерации.

2. Основные задачи

Основными задачами архивохранилища являются:
2.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.
2.2. Прием на муниципальное хранение документов муниципального фонда и документов по личному составу ликвидированных предприятий, организаций, учреждений муниципального округа, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций.
2.3. Учет физического и технического состояния документов архивохранилища.
2.4. Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов для использования, усовершенствования научно-справочного аппарата, реставрационно-профилактической обработки, создания страхового фонда.
2.5. Контроль за движением фондов и дел.

3. Функции специалиста архивохранилища

Сотрудники архивохранилища в соответствии с возложенными на них задачами:
3.1. Осуществляют обособленное хранение:
- документов муниципального фонда, созданных на разных носителях;
- документов, не отнесенных в установленном порядке к составу муниципального фонда.
3.2. Обеспечивают рациональное размещение, топографирование, картонирование документов.
3.3. Обеспечивают создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:
3.3.1. Контролируют и поддерживают противопожарный режим в помещениях архивохранилища.
3.3.2. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов.
3.3.3. Обеспечивают соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.
3.4. Проводят проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
3.5. Проводят работу по оценке физического состояния документов, выявляют и ведут учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.
3.6. Принимают меры по улучшению физического состояния документов:
3.6.1. Готовят предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архивного отдел администрации округа.
3.6.2. При необходимости осуществляют имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов, проводят шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
3.7. В установленном порядке принимают на хранение документы, контролируют физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.
3.8. В установленном порядке выдают документы для:
- использования исследователям в читальный зал, учреждениям и организациям во временное пользование;
- использования сотрудникам архива для исполнения запросов на основе архивной информации в рабочий кабинет;
- проведения работ по улучшению физического состояния документов в рабочий кабинет архива.
3.9. Контролируют соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище, проверяют в установленном порядке состояние возвращаемых документов.
3.10. Проводят проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
3.11. Анализируют состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовят предложения по ее совершенствованию.
3.12. В установленном порядке осуществляют подготовку к защите и защиту документов в особый период в случае чрезвычайных ситуаций.
3.13. Принимают участие в подготовке предложений по фондированию документов.
3.14. Оформляют результаты проведения архивных работ, составляют соответствующие акты.
3.15. Ведут учетные документы, составляют паспорт архивохранилища.
3.16. Участвуют в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и муниципального учета архивных документов, внедряют их в практику работы архивохранилища.

4. Выдача дел из архивохранилища

4.1. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:
- до 20 рабочих дней - пользователям в читальный зал;
- до 120 рабочих дел работникам архивного отдела администрации округа для служебных целей;
- шести месяцев - организациям-фондообразователям.
Срок выдачи архивных документов судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам, а также для экспонирования документов, определяется договорами в соответствии с требования действующего законодательства.
Срок выдачи документов на время научно-технической обработки архивных фондов, создания страхового фонда определяется планами работы архивного отдела администрации округа и договорами на проведение соответствующих работ.
Продление установленных сроков выдачи документов пользователям допускается в особых случаях с разрешения начальника архивного отдела администрации округа.
Документы, находящиеся в плохом физическом состоянии, а также документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования не выдаются.
В порядке исключения, документы, не прошедшие научного описания, могут быть выданы для проведения реставрации в случае их критического физического состояния.
Документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель.
Подготовка документов к выдаче из архивохранилища включает:
- выемку документов;
- сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью;
- полистную проверку документов.
Сверка архивного шифра документов с описью предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, правильности составления заголовка и шифровки единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.
4.2. Выдача документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистная проверка документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате от пользователя, производятся ответственным за архивохранилище.
Документы из архивохранилища при передаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, пользователям в читальный зал, выдаются с письменного разрешения начальника архивного отдела администрации округа.
Выдача документов из помещений архивохранилища регистрируется в книге выдачи архивных документов.
4.2.1. Выдача документов в читальный зал оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов и регистрируется в книге выдачи документов из архивохранилища в читальный зал.
4.2.2. Выдача документов организациям во временное пользование оформляется актами о выдаче документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи документов во временное пользование.
4.2.3. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения начальника архивного отдела администрации округа на срок не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.
4.2.4. С целью контроля за сохранностью архивных документов сотрудники архивного отдела администрации округа проводят проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с главой Усть-Кубинского муниципального округа.
При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке.
В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвратившего их работника архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается сотрудником архивного отдела администрации округа и лицом, возвращающим архивные документы.
4.2.5. Сотрудник архивного отдела администрации округа обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.3. Специалистам архивохранилища предоставляется право:
4.3.1. Требовать от лиц, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.
4.3.2. Не принимать к исполнению требования без визы начальника архивного отдела администрации округа при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно-профилактическую работу, копирование.
4.3.3. Отказывать в выдаче из архивохранилища подлинных документов, находящихся в плохом физическом состоянии или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами.
4.3.4. Ставить перед начальником архивного отдела администрации округа, при необходимости - перед главой округа вопрос о нецелесообразности приема на муниципальное хранение документов, состояние и обработка которых не отвечают установленным требованиям.
4.3.5. Вносить предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки.

5. Организация работы архивохранилища

5.1. Ответственность за работу архивохранилища несет работники, назначаемые Главой округа.
5.2. Сотрудники, ответственные за архивохранилище, организуют работу архивохранилища и несут персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище, выполнение других возложенных на архивохранилище задач.
5.3. Прием-передача документов при смене ответственного за архивохранилище оформляется актом приема-передачи документов.
5.4. Сотрудники архивохранилища осуществляет свою деятельность на основе плана работы архивного отдела администрации Усть-Кубинского муниципального округа.
5.5. Распределение обязанностей сотрудников, ответственных за архивохранилище, определяются должностными инструкциями.

6. Охранный режим

6.1. Охранный режим архивохранилища обеспечивается посредством технической укрепленности, оборудования его помещений средствами охранно-пожарной сигнализации, опечатывания и порядка доступа в хранилище.
6.2. Архивохранилище и другие помещения архива, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности, окна архивохранилища оборудуются металлическими решетками.
6.3. В архивохранилище имеют право доступа сотрудники архивного отдела администрации округа. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению начальника архивного отдела администрации округа и в его сопровождении.
6.4. Помещения архивохранилища в рабочее время, если там временно не производятся работы, должны быть закрыты на ключ.
Ключи от дверей архивохранилища находятся у начальника архивного отдела администрации округа. Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей.
6.5. В конце рабочего дня, двери архивохранилища закрываются на ключ и опечатываются.
6.6. Опечатыванию также подлежат металлические шкафы, где хранятся учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.
6.7. Подключается охранно-пожарная сигнализация.

7. Противопожарный режим

7.1. В помещениях архива должна быть установлена и функционировать протипопожарная сигнализация.
7.2. В соответствии с нормативами архивохранилище оборудуется огнетушителями.
7.3. Противопожарный режим в здании, где размещается архив, и в архивохранилище регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.


------------------------------------------------------------------