АДМИНИСТРАЦИЯ МЕЖДУРЕЧЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 января 2023 г. в„– 52

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ОКРУГА

В соответствии с частью 3 статьи 37 и с частью 38 статьи 38 Устава Междуреченского муниципального округа Вологодской области Администрация округа постановляет:
1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации Междуреченского муниципального округа (прилагается).
2. Признать утратившим силу:
- постановление администрации района от 18 марта 2016 года в„– 81 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации района", за исключением пункта 2.
3. Настоящее постановление подлежит размещению на сайте администрации Междуреченского муниципального округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Глава округа
А.А.ТИТОВ





Утверждено
Постановлением
Администрации Междуреченского
муниципального округа
от 26 января 2023 г. в„– 52

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
МЕЖДУРЕЧЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Междуреченского муниципального округа (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации Междуреченского муниципального округа и муниципальным архивом, правами юридического лица не обладает. Имеет печать для заверения архивных справок, копий и выписок из документов, угловой штамп и бланки с указанием своего наименования и адреса.
1.2. Отдел создан для хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов, образующихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 в„– 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 06.10.2003 в„– 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", законом Вологодской области от 06.05.1997 в„– 160-ОЗ "Об архивном деле в Вологодской области", законом Вологодской области от 28.04.2006 в„– 1443-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Вологодской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела", "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях", утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 в„– 24, другими федеральными и областными нормативными правовыми актами, Уставом Междуреченского муниципального округа и настоящим Положением.
1.4. Отдел осуществляет возложенные на него функции по вопросам архивного дела во взаимодействии со структурными подразделениями администрации округа, органами государственной власти, иными муниципальными учреждениями и предприятиями на территории района.
1.5. Деятельностью Отдела руководит начальник архивного отдела, который непосредственно подчиняется управляющему делами администрации округа.
Координацию деятельности отдела осуществляет управляющий делами администрации округа.

2. Задачи отдела

Основными задачами Отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и установленного учета хранящихся в муниципальном архиве документов.
2.2. Комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
2.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления округа, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.
2.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация архивного делопроизводства в организациях - источниках комплектования муниципального архива.
2.5. Содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивных фондов.
2.6. Осуществление отдельных государственных полномочий, переданных администрации округа в соответствии с законом Вологодской области от 28 апреля 2006 года в„– 1443-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Вологодской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела".

3. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Осуществляет хранение и учет документов, представляет в орган управления архивным делом Вологодской области по установленным формам сведения о хранящихся в архиве фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.2. Готовит проекты постановлений и распоряжений администрации округа по вопросам, относящимся к ведению Отдела.
3.3. Осуществляет мониторинг состояния сохранности архивных документов, находящихся в организациях - источниках комплектования архива.
3.4. Совершенствует научно-справочный аппарат к документам муниципального архива с целью оперативного использования содержащейся в ней информации.
3.5. Оформляет учетные документы к архивным фондам организаций, хранящихся в муниципальном архиве.
3.6. Проводит проверку наличия и состояния дел, хранящихся в муниципальном архиве.
3.7. Составляет списки организаций - источников комплектования муниципального архива, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в муниципальный архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков.
3.8. Организует проведение экспертизы научной и практической ценности документов, отбор и прием их на постоянное хранение в муниципальный архив.
3.9. В соответствии с планом работы, принимает на хранение документы постоянного срока хранения организаций - источников комплектования муниципального архива, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации.
3.10. Принимает на хранение документы по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования архива.
3.11. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе организацию архивного делопроизводства организаций - источников комплектования.
3.12. Ведет в установленном порядке пофондовый и статистический учет документов организаций - источников комплектования архива.
3.13. Составляет договоры с организациями - источниками комплектования муниципального архива областной и частной форм собственности по обеспечению сохранности, учету, хранению, комплектованию и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу.
3.14. Составляет договоры с ликвидируемыми организациями, не являющимися источниками комплектования архива, о приеме документов по личному составу на хранение в муниципальный архив.
3.15. Организует работу экспертной комиссии администрации Междуреченского муниципального округа.
3.16. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству организаций - источников комплектования муниципального архива.
3.17. Рассматривает и представляет на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии органа управления архивным делом Вологодской области поступившие от организаций описи дел постоянного хранения и по личному составу.
3.18. Рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования муниципального архива, документы которых подлежат приему в архив.
3.19. Проводит обследования обеспечения сохранности документов, ведения делопроизводства и архива в организациях - источниках комплектования архива.
3.20. Оказывает консультационную и методическую помощь учреждениям по вопросам организации документационного обеспечения их деятельности, в том числе по вопросам разработки и применения номенклатуры дел текущего делопроизводства.
3.21. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации архивного делопроизводства муниципальных организаций, распространяет их положительный опыт.
3.22. Организует проведение совещаний, семинаров, консультации по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации архивного делопроизводства, а также деятельности экспертных комиссий.
3.23. Информирует Главу округа и управляющего делами администрации округа о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в муниципальных организациях, других нарушениях законодательства об архивном деле.
3.24. Информирует органы местного самоуправления района, иные учреждения района о составе и содержании документов муниципального архива по актуальной тематике.
3.25. Исполняет тематические и социально-правовые запросы, поступающие от государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления.
3.26. Взаимодействует с фондом Пенсионного и Социального страхования Российской Федерации при наличии соответствующих архивных документов по предоставлению сведений о гражданине, необходимых для его пенсионного обеспечения, с использованием Единой государственной информационной системы социального обеспечения в соответствии с положениями Федерального закона от 17 июля 1999 года в„– 178-ФЗ "О государственной социальной помощи" <1>.
--------------------------------
<1> Вступает в силу с 1 июля 2023 года в соответствии со статьей 4 Федерального закона от 11.06.2022 в„– 182-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

3.27. Предоставляет муниципальную услугу по информационному обеспечению заявителей на основе архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве.
3.28. Проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
3.29. Организует работу пользователей архивных документов в читальном зале Отдела, обеспечивает своевременную выдачу дел с целью их научного и практического использования.
3.30. Использует документы муниципального архива в культурно-просветительных целях на выставках, в периодической печати.
3.31. Внедряет в практику работы Отдела нормативно-методические документы по архивному делу и архивному делопроизводству, современные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.
3.32. Ведет заполнение федеральной базы данных "Архивный фонд", обеспечивает своевременное предоставление учетных данных в орган управления архивным делом Вологодской области.
3.33. Осуществляет переданные отдельные государственные полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Вологодской области.
3.34. Осуществляет взаимодействие с другими архивными органами Вологодской области, участвует в мероприятиях, проводимых органом управления архивным делом Вологодской области.
3.35. Выполняет мероприятия по предупреждению и противодействию коррупции.
3.36. Осуществляет иные функции в соответствии с муниципальными правовыми актами.

4. Полномочия отдела

Отдел для осуществления своих функций имеет право:
4.1. Вносить на рассмотрение Главы округа предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, организации делопроизводства; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и архивного делопроизводства.
4.2. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования муниципального архива необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
4.3. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией округа и ее структурными подразделениями, по вопросам входящим в компетенцию Отдела.
4.4. Участвовать в работе экспертной комиссии округа.
4.5. Иметь представителя в составе ликвидационной комиссии организации для участия в решении вопросов сохранности архивных документов.
4.6. Проверять исполнение действующего законодательства об архивном деле в организациях, независимо от форм собственности.
4.7. Давать в пределах своей компетенции организациям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации архивного делопроизводства.
4.8. Вносить предложения Главе округа, о привлечении к ответственности за нарушение федерального и областного законодательства в сфере архивного дела.
4.9. Составлять административные протоколы по правонарушениям в области архивного дела по ст. 6.6 закона Вологодской области от 8 декабря 2010 года в„– 2429-ОЗ "Об административных правонарушениях в Вологодской области".

5. Организация работы

5.1. Структура, штатная численность работников Отдела определяются штатным расписанием администрации округа.
5.2. Отдел возглавляет начальник архивного отдела, который назначается и освобождается от должности Главой округа.
5.3. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность сотрудников Отдела определяются действующим законодательством, муниципальными правовыми актами и должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего Положения.
5.4. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета района, областного бюджета в виде субвенции на осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.
5.5. Администрация округа обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание.
5.6. При смене начальника отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации округа. Акт приема-передачи утверждается Главой округа.
5.7. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется в установленном законом порядке.
5.8. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются его правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в государственный архив Вологодской области.


------------------------------------------------------------------