АДМИНИСТРАЦИЯ УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 31 января 2023 г. в„– 170

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ
АДМИНИСТРАЦИИ УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

В целях совершенствования организации ведомственного хранения документов, ст. 42 Устава округа администрация округа постановляет:
1. Утвердить Положение о ведомственном архиве администрации Усть-Кубинского муниципального округа (прилагается).
2. Назначить ответственным за ведомственный архив администрации округа управляющего делами администрации округа Вершинину М.А.
3. Назначить ответственным за ведение делопроизводства в администрации округа документоведа I категории отдела обеспечения деятельности и кадровой работы администрации округа Мешкову Н.А.
4. Постановление администрации района от 25 июня 2012 года в„– 616 "Об утверждении Положения о ведомственном архиве администрации района" признать утратившим силу.
5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2023 года.

Глава округа
И.В.БЫКОВ





Утверждено
Постановлением
Администрации Усть-Кубинского
муниципального округа
от 31 января 2023 г. в„– 170
(приложение)

ПОЛОЖЕНИЕ
О ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ
АДМИНИСТРАЦИИ УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

1. Общие положения

1.1. Документы администрации Усть-Кубинского муниципального округа (далее - администрация округа) являются частью Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в архиве Усть-Кубинского муниципального округа (архивном отделе администрации Усть-Кубинского муниципального округа) (далее - муниципальный архив).
1.2. Документы, отнесенные к муниципальной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных федеральным законодательством об архивном деле, хранятся в ведомственном архиве администрации округа.
1.3. Ведомственный архив создан для хранения законченных делопроизводством документов администрации округа, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на постоянное хранение в муниципальный архив.
1.4. Ведомственный архив администрации округа осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года в„– 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года в„– 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", приказом Федерального архивного агентства от 9 декабря 2020 года в„– 155 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях", законом Вологодской области от 6 мая 1997 года в„– 160-ОЗ "Об архивном деле в Вологодской области", нормативно-методическими документами Росархива, органа управления архивным делом на территории Вологодской области, архивного отдела администрации Усть-Кубинского муниципального округа, методическими рекомендациями по делопроизводству, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также настоящим Положением.
1.5. Архив администрации округа не является самостоятельным подразделением, его функции возлагаются на специалистов ответственных за ведение архива и делопроизводства.
1.6. Для сохранности документов постоянного хранения Архивного фонда Российской Федерации администрация округа обеспечивает ведомственный архив отдельным помещением и необходимым оборудованием.
1.7. Положение о ведомственном архиве администрации округа утверждается постановлением администрации округа и направляется для согласования в экспертную комиссию администрации Усть-Кубинского муниципального округа.
1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственного архива администрации округа осуществляет в пределах своей компетенции архивный отдел администрации Усть-Кубинского муниципального округа.
1.9. Ответственным за ведомственный архив администрации округа является управляющий делами администрации округа, ответственным за ведение делопроизводства является документовед отдела обеспечения деятельности администрации округа.
1.10. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на муниципальное хранение, производятся силами и за счет средств администрации округа.

2. Состав документов ведомственного архива

В ведомственном архиве администрации округа находятся на хранении следующие документы:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения (общее делопроизводство, проектно-сметная документация, нотариальные действия, похозяйственные книги и т.д.).
2.2. Документы временного (свыше 10 лет) хранения, необходимые в практической деятельности.
2.3. Документы по личному составу, в том числе организаций-предшественников.
2.4. Документы по личному составу ликвидированных организаций, по отношению к которым администрация округа является в установленном порядке правопреемником.
2.5. Личные фонды ведущих работников администрации округа;
2.6. Служебные и ведомственные издания;
2.7. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов ведомственного архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры и т.д.).

3. Основные задачи и функции ведомственного архива

3.1. Основными задачами являются:
3.1.1. Создание условий для нормативного хранения документов, находящихся в ведомственном архиве.
3.1.2. Комплектование ведомственного архива законченными делопроизводством документами постоянного, долговременного хранения, образовавшимися в результате деятельности администрации округа, перечисленными в разделе 2 настоящего Положения.
3.1.3. Учет, научное описание документов, создание и совершенствование научно-справочного аппарата к ним, использование документов, хранящихся в ведомственном архиве.
3.1.4. Передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в муниципальный архив, в соответствии со сроками и требованиями, установленными федеральным законодательством.
3.1.5. Методическое руководство и осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве администрации округа.
3.1.6. Подготовка проектов нормативных и методических документов по организации делопроизводства в части, касающейся деятельности ведомственного архива.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами ведомственный архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Учет и обеспечение сохранности, принятых в ведомственный архив, документов.
3.2.2. Составление номенклатуры дел администрации округа.
3.2.3. Составление и представление не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовых разделов описей дел постоянного хранения на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии органа управления архивным делом Вологодской области (далее - ЭПК).
3.2.4. Создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам ведомственного архива.
3.2.5. Проведение экспертизы ценности, составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
3.2.6. Подготовка и передача на хранение в муниципальный архив документов, составляющих часть Архивного фонда Российской Федерации, в соответствии со сроками, предусмотренными федеральным законодательством в сфере архивного дела.
3.2.7. Ежегодное представление в архивный отдел администрации округа сведений о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.8. Составление исторических справок о создании, функциях и структуре Администрации округа, справок о причинах неполноты дел, паспорта архива на 1 декабря (ежегодно).
3.2.9. Выдача дел, документов или копий документов в целях служебного и научного использования в порядке, предусмотренном пунктами 2.45 и 5.10 приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года в„– 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях".
3.2.10. Использование документов по запросам юридических и физических лиц.
3.2.11. Проведение проверки наличия и состояния дел на бумажном носителе в ведомственном архиве не реже одного раза в 10 лет.
3.2.12. Внедрение в практику оформления и хранения документов новых архивных технологий.

4. Права ведомственного архива

Для выполнения возложенных задач и функций ведомственный архив имеет право:
4.1. Вносить в установленном порядке предложения по совершенствованию хранения, учета и использования архивных документов в администрации округа.
4.2. Участвовать в мероприятиях по контролю за выполнением правил работы с документами.
4.3. Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям администрации округа по вопросам, входящим в компетенцию ведомственного архива.
4.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений документы, необходимые для выполнения ведомственным архивом поручений руководства администрации округа.
4.5. Запрашивать и получать из государственных и ведомственных архивов копии архивных документов, справки и другие материалы, необходимые для работы администрации округа.
4.6. Участвовать в заседаниях Экспертной комиссии администрации Усть-Кубинского муниципального округа в мероприятиях, проводимых муниципальным архивом, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения деятельности организаций.
4.7. Участвовать в разработке проектов планов, программ, иных нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, вносимых в установленном порядке на рассмотрение администрации округа.

5. Ответственность

Сотрудники, ответственные за ведение архива и делопроизводства, несут ответственность за:
5.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.
5.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.
5.3. Нарушение правил использования документов и доступа к документам, установленных законодательством.
5.4. При смене ответственного за архив, прием-передача дел проводится комиссией по акту.


------------------------------------------------------------------