АДМИНИСТРАЦИЯ ТАРНОГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 4 декабря 2023 г. в„– 1040

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
АДМИНИСТРАЦИИ ТАРНОГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

Руководствуясь Уставом Тарногского муниципального округа Вологодской области, администрация округа постановляет:
1. Утвердить Положение об архивохранилище архивного отдела администрации Тарногского муниципального округа Вологодской области (приложение 1).
2. Признать утратившим силу постановление администрации района от 19.04.2022 в„– 159 "Об утверждении положения об архивохранилище архивного отдела администрации Тарногского муниципального района".
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия и подлежит размещению на официальном сайте округа в информационно-коммуникационной сети "Интернет".

Глава округа
А.В.КОЧКИН





Утверждено
Постановлением
Администрации Тарногского
муниципального округа
от 4 декабря 2022 г. в„– 1040
(приложение 1)

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
АДМИНИСТРАЦИИ ТАРНОГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА
ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Положение об архивохранилище архивного отдела администрации Тарногского муниципального округа Вологодской области (далее - Положение) разработано в соответствии с Приказом Росархива от 13.02.2021 в„– 12 "Об утверждении примерного положения об архивохранилище государственного архива и примерных должностных инструкции главного хранителя фондов и заведующего архивохранилищем государственного архива".
1.2. Настоящее положение разработано в целях надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение, утрату и обеспечивающее поддержание их в нормальном физическом состоянии.
1.3. Под архивохранилищем архивного отдела администрации Тарногского муниципального округа Вологодской области (далее - архивный отдел) понимается одно или несколько специально оборудованных помещений, отвечающих требованиям сохранности архивных документов;
1.4. Задачи и функции архивохранилища выполняют работники архивного отдела (далее - специалисты).

2. Состав документов

В архивохранилище архивного отдела хранятся документы постоянного срока хранения (управленческая документация) ликвидированных организаций и организаций - источников комплектования муниципального архива; документы по личному составу ликвидированных предприятий, организаций, учреждений, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций; документы фондов личного происхождения; научно - техническая документация.

3. Основные задачи

Основными задачами архивохранилища являются:
3.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.
3.2. Прием на муниципальное хранение документов профиля архивохранилища.
3.3. Учет документов архивохранилища.
3.4. Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов для использования, усовершенствования научно-справочного аппарата, реставрационно-профилактической обработки, создания страхового фонда.
3.5. Контроль за движением фондов и дел.

4. Функции

Специалист архивного отдела в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет обособленное хранение:
- документов муниципального фонда, созданных на разных носителях;
- документов, не отнесенных в установленном порядке к составу государственного, муниципального фондов и принятых на временное хранение.
4.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование документов, при необходимости - картонирование документов.
4.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:
4.3.1. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.
4.3.2. Обеспечивает нормативный порядок доступа в архивохранилище, опечатывания и распечатывания его помещений.
4.3.3. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов.
4.3.4. Обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.
4.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архивохранилища.
4.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
4.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.
4.7. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:
4.7.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архивного отдела.
4.7.2. При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
4.8. В установленном порядке принимает на хранение документы профиля архивохранилища, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.
4.9. В установленном порядке выдает документы для:
- использования исследователям в читальный зал, учреждениям и организациям во временное пользование;
- специалистам архивного отдела для проведения архивных работ в рабочих помещениях;
- проведения работ по улучшению физического состояния документов в рабочий кабинет архивного отдела.
Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов.
4.10. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов. Проводит целевую экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению.
4.11. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по нее совершенствованию.
4.12. В установленном порядке принимает участие в подготовке к защите и защиту документов в особый период в случае чрезвычайных ситуаций.
4.13. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.
4.14. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты.
4.15. Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.
4.16. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и муниципального учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.
4.17. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.
4.18. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений коллегий, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), Департамента культуры Вологодской области, распоряжений и поручений руководства администрации округа, руководства архивным отделом, в состав которого входит архивохранилище.

5. Права

Специалист архивохранилища имеет право:
5.1. Требовать от структурных подразделений администрации округа, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.
5.2. Вносить предложения руководству архивного отдела о распорядке дня работы архивохранилища в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.
5.3. Не принимать к исполнению требования:
без визы руководства архивным отделом при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно-профилактическую обработку, копирование.
5.4. Отказывать в выдаче из архивохранилища документов, находящихся в плохом физическом состоянии, или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами (до окончательного решения вопроса руководством архивного отдела).
5.5. Вносить на рассмотрение руководства архивного отдела, в состав которого входит архивохранилище, предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки.

6. Выдача дел из архивохранилища

6.1. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:
- до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архивного отдела Администрации округа для служебных целей;
- до трех месяцев - организациям, физическим лицам - фондообразователям;
- до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам, а также для экспонирования документов.
Срок выдачи документов на время научно-технической обработки архивных фондов, создания страхового фонда определяется планами работы архивного отдела и договорами на проведение соответствующих работ.
Продление установленных сроков выдачи документов пользователям допускается в особых случаях с разрешения руководства архивным отделом.
Документы, находящиеся в плохом физическом состоянии, а также документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования не выдаются.
В порядке исключения документы, не прошедшие научного описания, могут быть выданы для проведения реставрации в случае их критического физического состояния.
Документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр (поисковые данные), пронумерованные листы, лист - заверитель.
Подготовка документов к выдаче из архивохранилища включает:
- выемку документов;
- сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью;
- полистную проверку документов.
Сверка архивного шифра документов с описью предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, правильности составления заголовка и шифровки единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.
6.2. Выдача документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистная проверка документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате от пользователя, производится специалистом архивного отдела, ответственным за работу архивохранилища (далее - специалист архивного отдела).
Документы из архивохранилища при передаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, пользователям в читальный зал, выдаются с письменного разрешения руководства архивным отделом.
Выдача документов из помещений архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов.
6.2.1. Выдача документов в читальный зал оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов и регистрируется в книге выдачи документов из архивохранилища в читальный зал.
6.2.2. Выдача документов организациям во временное пользование оформляется актами о выдаче документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи документов во временное пользование.
6.2.3. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководства архивным отделом на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.
6.2.4. В целях контроля сохранности архивных документов специалист архивного отдела проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архивного отдела.
При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их сотрудника архивного отдела или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается сотрудником архивного отдела и лицом, возвращающим архивные документы.
6.2.5. Специалист архивного отдела обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством РФ.

7. Организация работы архивохранилища

7.1. Ответственность за работу архивохранилища несет специалист архивного отдела, назначаемый руководителем администрации Тарногского муниципального округа.
7.2. Специалист архивного отдела, организует работу архивохранилища и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище, выполнение других возложенных на архивохранилище задач.
7.3. Прием - передача документов при смене ответственного за архивохранилище оформляется актом приема-передачи документов.
7.4. Специалист архивного отдела осуществляет свою деятельность на основе плана работы архивного отдела Администрации Тарногского муниципального округа.
7.5. Обязанности специалиста архивного отдела, определяются должностной инструкцией.

8. Охранный режим

8.1. Охранный режим архивохранилища обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования его помещений средствами охранной сигнализации.
8.2. Помещения архивохранилища в рабочее время, если там временно не производятся работы, должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей архивохранилища находятся у сотрудника архивного отдела, на которого возложены обязанности хранителя фондов, или лица, его замещающего. Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей.
8.3. В конце рабочего дня все специалисты архивного отдела, работающие с документами, обязаны сдать их в архивохранилище. Двери архивохранилища закрываются на ключ, и подключается охранно-пожарной сигнализации.


------------------------------------------------------------------