ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 11 декабря 2023 г. в„– 190

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА
МЕЖВЕДОМСТВЕННЫХ И ВНУТРИВЕДОМСТВЕННЫХ ПРОЦЕССОВ

В соответствии с инициативой социально-экономического развития Российской Федерации до 2030 года "Государство для людей", утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 октября 2021 года в„– 2816-р, приказываю:
1. Утвердить Порядок ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов в целях внедрения клиентоцентричности в деятельность Представительства Вологодской области при Президенте Российской Федерации и Правительстве Российской Федерации (далее - Представительство) (приложение).
2. Назначить ответственным за актуализацию и инвентаризацию сведений в реестре межведомственных и внутриведомственных процессов Представительства заместителя руководителя Е.А. Дурнева.
3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель представительства
М.В.СОКОЛОВА





Утверждено
Приказом
Представительства Вологодской области
при Президенте Российской Федерации
и Правительстве Российской Федерации
от 11 декабря 2023 г. в„– 190
(приложение)

ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА МЕЖВЕДОМСТВЕННЫХ И ВНУТРИВЕДОМСТВЕННЫХ
ПРОЦЕССОВ В ЦЕЛЯХ ВНЕДРЕНИЯ КЛИЕНТОЦЕНТРИЧНОСТИ
В ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

Настоящий порядок ведения реестра процессов в целях внедрения клиентоцентричности в деятельность Представительства Вологодской области при Президенте Российской Федерации и Правительстве Российской Федерации (далее - Представительство) (далее - Порядок, Реестр) включает информацию по организации работы по формированию и ведению Реестра в целях внедрения клиентоцентричности в деятельность Представительства, периодичности актуализации Реестра, по внесению изменений в Реестр.
Реестр ведется по форме согласно приложению 1 (не приводится) к Порядку с целью:
- формирования полной и актуальной базы знаний, содержащей информацию о деятельности Представительства;
- выявления межведомственных и внутриведомственных процессов;
- создания основы для внедрения принципов и стандартов клиентоцентричности.

2. Термины и определения

Процесс - это повторяемая совокупность взаимосвязанных и (или) взаимодействующих видов деятельности, использующих входы для получения результата.
Процессный подход к управлению - построение системы процессов, управление этими процессами для получения наилучших результатов, повышения эффективности и обеспечения удовлетворенности клиентов.
Реестр процессов - совокупность всех взаимосвязанных и (или) взаимодействующих процессов, идентифицированных в исполнительных органах области, представленная в виде справочника.
Типовой перечень процессов - перечень процессов, составленный Аналитическим центром Правительства Российской Федерации, содержащий процессы, которые потенциально могут осуществляться в исполнительных органах области и имеют ценность для конечного клиента.
Внутриведомственный процесс - процесс, в котором участвует несколько структурных подразделений исполнительных органов области.
Межведомственный процесс - процесс, в выполнении которого принимают участие сотрудники нескольких исполнительных органов области.
Владелец процесса - должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении выделенные ресурсы, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса.
Инициирующее событие - событие, при наступлении которого начинается процесс.
Вход процесса - преобразуемый ресурс или ресурс по управлению, необходимый для выполнения процесса, поставляемый другими процессами.
Ресурс - материальный или информационный объект, необходимый для выполнения процесса.
Декомпозиция процесса - разделение процесса на составляющие части.
Исполнитель (участник) процесса - подразделение (должностное лицо), участвующее в преобразованиях входов в выходы в рамках процесса. У каждого процесса может быть один или несколько исполнителей.
Выход процесса - преобразованный при выполнении процесса ресурс.
Конечный клиент - клиент, использующий результат процесса.
Внутренний клиент - государственный или муниципальный служащий, работник подведомственной государственному или муниципальному органу организации, а также работники иных организации, уполномоченных в соответствии с законодательством или на основании договора на взаимодействие с внешними клиентами от лица органов государственной власти или органов местного самоуправления, государственных или муниципальных организаций.
Внешний клиент - физическое или юридическое лицо, взаимодействующее самостоятельно или через уполномоченного представителя с исполнительным органом области с целью удовлетворения своих потребностей.
Жизненная ситуация - наличие или наступление обстоятельств, влекущих для клиента возможность или необходимость взаимодействовать с исполнительным органом области и уполномоченными организациями в целях получения услуг и сервисов.
Ценность - это степень, в которой продукт или соответствующая услуга/функция соответствует потребностям, ожиданиям и требованиям конечного клиента, а также приносит пользу и удовлетворение.

3. Организация работы по формированию реестра процессов

Для формирования Реестра необходимо:
3.1. Назначить ответственного за ведение и актуализацию Реестра и проведение инвентаризации процессов. Дополнительно допускается назначение представителей от нескольких структурных подразделений (в зависимости от количества процессов).
3.2. Издать правовой акт о проведении инвентаризации процессов, в котором:
- установить сроки проведения инвентаризации;
- закрепить ответственных за сбор информации и заполнение шаблона реестра процессов.
3.3. Собрать информацию о процессах и заполнить шаблон Реестра в соответствии с методическими рекомендациями, одобренными протоколом заседания межведомственной рабочей группы по внедрению клиентоцентричности в государственное управление от 06.07.2023 в„– 66-АХ, а также требованиями настоящего Порядка.
3.4. Утвердить Реестр правовым актом Представительства.
3.5. Разместить на ресурсе по адресу: https://disk.yandex.ni/d/Jq83NWx9fdwsvg:
- скан правового акта об утверждении Реестра в формате pdf;
- Реестр в формате Excel.

4. Организация работы по ведению Реестра и его актуализации

4.1. Ведение и актуализацию Реестра осуществляет заместитель руководителя Представительства, ответственный за ведение и актуализацию Реестра.
4.2. Инициировать изменение в Реестр могут владельцы процессов. Для изменения реестра процессов они направляют запросы ответственному сотруднику напрямую.
4.3. Актуализация реестра процессов проводится не реже, чем 1 раз в квартал ответственным сотрудником по следующему алгоритму:
- сбор сведений от сотрудников Представительства по установленной форме реестра процессов;
- внесение информации в Реестр в соответствии с требованиями к заполнению;
- утверждение актуализированного Реестра руководителем Представительства;
- размещение обновленного Реестра в новой редакции на ресурсе;
- архивация предыдущей версии реестра процессов, ведение истории изменений.
4.4. После размещения новой редакции Реестра ответственный сотрудник в течение 2 рабочих дней направляет соответствующее уведомление на электронный адрес: usup@gov35.ru.

5. Общие требования к заполнению реестра процессов

При заполнении Реестра его структура (список граф, последовательность) не редактируется.
При необходимости указать несколько значений в одной графе в качестве разделителя используется знак ";", после которого без пробела вносится следующее значение. Подобный формат необходим для удобства дальнейшей машинной обработки.
При необходимости использования сокращений необходимо приложить перечень используемых сокращений на отдельном листе Excel.

7. Структура реестра процессов

7.1. Графа 1 "Идентификатор процесса (в„– п/п")
В Реестре выполняется сквозная нумерация всех процессов.
Порядковый номер процесса в реестре определяется следующим образом:
- 1. Блок (1-й уровень).
- 1.1. Процессная категория (2-й уровень).
- 1.1.1. Процессная группа (3-й уровень).
- 1.1.1.1. Процесс (4-й уровень).
Пример:
1. Основные процессы
1.1. Информационное обеспечение
1.1.1. Формирование базы вопросов-ответов
1.1.1.1. Анализ вопроса, не включенного в базу вопросов-ответов
1.1.1.2. Подготовка и согласование ответа
1.1.1.3. Занесение вопроса и ответа в базу вопросов-ответов
1.1.2. Работа с обращениями граждан
1.1.3. Формирование статистики
1.1.4. ...
1.2. ...
2. Вспомогательные процессы
7.2. Графа 2 "Жизненная ситуация"
В графе "Жизненная ситуация" необходимо указать одну или несколько жизненных ситуаций, в которые входит функция, услуга или сервис. Эта информация может быть в дальнейшем использована для удобства работы по жизненным ситуациям. Если функция, услуга или сервис не может быть отнесена к жизненной ситуации, то поле может быть оставлено пустым.
7.3. Графа 3 "Название услуги, функции, сервиса"
В графе "Название услуги, функции, сервиса" необходимо указать название соответствующей услуги, функции или сервиса.
Ключевое правило - нет "главных" и "второстепенных" процессов. Все процессы связаны в единую систему.
Формулировки для столбцов "Процессная категория (направление)", "Группа процессов", "Наименование процесса" обязательно должны содержать:
- глагол либо отглагольное существительное (например, "обработка", "заполнение", "создание", "контроль", "управление"), обозначающее действие, выполняемое над объектом;
- существительное, определяющее объект процесса.
Примеры:
- составление сводного плана закупок;
- предоставление услуги "предоставление сведений, содержащихся в реестре дисквалифицированных лиц";
- осуществление подбора персонала;
- ведение бухгалтерского учета.
Ключевое правило формулировок в данных блоках - коротко, но емко описать суть процесса, чтобы ее мог понять каждый.
Пример названия "Подготовка отчета" содержит и действие, и объект, однако не раскрывает сути процесса, поэтому не может быть использовано в реестре.
В названии процессов не рекомендуется использовать слова "работа", "деятельность", "функция" и другие слова, определяющие абстрактную деятельность.
В названии процесса не указывается наименование должности, подразделения и роли участников процесса, информационная система.
При формировании процессных категорий, групп процессов и процессов важно помнить, что на выходе формируется конкретный продукт, результат, специфический для данного направления деятельности.
Например, блок вспомогательных процессов содержит в себе процессную категорию "Обеспечение персоналом", в которую входят группы процессов "Организация и осуществление подбора персонала", "Организация и поддержка адаптации персонала" "Администрирование заработной платы, пакета льгот и компенсаций" и другие. Каждая из них включает в себя конкретные процессы. Для группы "Администрирование заработной платы, пакета льгот и компенсаций" процессами могут являться: "Учет рабочего времени", "Начисление и выплата заработной платы сотрудникам" "Администрирование пакета льгот, гарантий и компенсаций" и др.
7.4. Графа 4 "Регулирующий акт"
В графе указывается номер пункта положения/устава или иного документа, в котором содержится информация о том, какую задачу или полномочие Представительство исполняет или поддерживает данный процесс. В случае, если процесс не исполняется и не поддерживает никакого полномочия, представленного в положении/уставе, графа остается незаполненной (актуально для вспомогательных процессов).
7.5. Графа 5 "Группа процессов"
В данной графе указываются наименования групп процессов, которые связаны между собой, например, последовательностью выполнения (процессы "Проведение инструктажа", "Ознакомление с программой адаптации", "Оценка пригодности по результатам испытательного срока" можно объединить в группу "Адаптация и выход на работу сотрудника") или схожим типом деятельности, выполняемой в процессе. Группа процессов декомпозируется на 2 - 3 и более процессов.
7.6. Графа 6 "Наименование процесса"
В данной графе указываются краткое и понятное всем название процесса.
7.7. Графа 7 "Ответственный за процесс"
В данной графе указываются должность, фамилия, инициалы, телефон и электронная почта ответственного за процесс.
7.8. Графа 8 "Статус процесса (статус реинжиниринга)"
В графе "Статус процесса" необходимо указать статус оптимизации (реинжиниринг). Предлагается использовать следующие статусы:
- в очереди на исследование (диагностику);
- идет исследование (диагностика);
- в очереди на оптимизации (реинжиниринг);
- проходит оптимизацию (реинжиниринг);
- прошел оптимизацию (реинжиниринг);
- отправлен на сертификацию;
- сертифицирован.
7.9. Графа 9 "Клиент"
В графу вводятся через ";" наименования всех получателей результата данного процесса.
К получателям результата процесса (так же, как и к поставщикам) могут относиться процессы, физические и юридические лица, комитет, районная администрация и др.
Любой выход из процесса, если он не получен конечным клиентом, идет в какой-либо процесс (связь с другими процессами).
7.10. Графа 10 "Ценность для клиента"
В графе "Ценность для клиента" предлагается указать, какую ценность имеет соответствующая функция, услуга или сервис для конечного получателя. Например, получение водительского удостоверения позволяет управлять транспортным средством.
7.11. Графа 11 "Данные на входе"
Вход - материальный или информационный ресурс, полностью перерабатывающийся за один цикл процесса в результат (выход процесса). Например, в процессе "Печать акта гражданского состояния" ресурс - "Информация из базы данных", а в процессе "Регистрация обращения граждан" - "Обращение/заявка гражданина".
В графу вводятся через ";" наименования всех ресурсов, необходимых для выполнения данного процесса.
7.12. Графа 12 "Результат на выходе"
Выход - результат процесса в виде продукта или услуги, который передается внутреннему или внешнему клиенту (физическому/юридическому лицу или процессу).
Выход процесса может быть, как материальным, например, "Распечатанный акт гражданского состояния", так и информационным, например, "Зарегистрированное обращение гражданина".
В графу вводятся через ";" наименования всех выходов (результатов) процесса, без переносов на другую строку.
7.13. Графа 13 "Связь с другими процессами"
В графу вводятся через ";" идентификатор процессов, без переносов на другую строку.
7.14. Графа 14 "Вид процесса"
В графу вводятся через вид процесса - цифровой, либо нецифровой.
7.15. Графа 15 "Точка размещения в цифровом виде"
В графу вносятся названия информационных систем, в которых отражается результат процесса.
Программы пакета Microsoft Office не являются специализированным программным обеспечением. Также к специализированным программным продуктам не относятся онлайн-калькуляторы, базы знаний, различные информационные ресурсы и интернет-страницы.


------------------------------------------------------------------